Повышенное внимание к данной теме связано с продолжающимся развитием контрактной системы, расширением электронного документооборота и другими факторами
В Центр развития профессиональных квалификаций ТПП Воронежской области в последние месяцы поступает все больше обращений от государственных и муниципальных заказчиков по вопросам применения статьи 94 Федерального закона № 44-ФЗ.
Особый интерес вызывают вопросы проведения экспертизы результатов исполнения контрактов, оформления документов приемки, назначения внутренних экспертов и распределения ответственности между участниками приемочной процедуры.
Повышенное внимание к данной теме связано с продолжающимся развитием контрактной системы, расширением электронного документооборота, совершенствованием механизмов размещения информации в Единой информационной системе в сфере закупок, а также усилением контроля за исполнением государственных и муниципальных контрактов.
По словам руководителя Центра развития профессиональных квалификаций ТПП Воронежской области Надежды Бредихиной, сегодня заказчики все чаще стремятся не только обеспечить соблюдение требований законодательства при проведении закупки, но и минимизировать риски на этапе исполнения контракта.
– Если еще несколько лет назад основное внимание уделялось процедурам выбора поставщика, то сегодня все больше вопросов связано именно с приемкой результатов исполнения контрактов. Заказчики понимают, что подписание документа о приемке — это не формальность, а подтверждение того, что результат действительно проверен и соответствует условиям контракта, – отмечает Надежда Бредихина.
Почему вопрос актуален именно сейчас
Этап исполнения контракта традиционно считается завершающим в закупочном цикле. Однако именно на этой стадии нередко возникают ситуации, способные повлечь претензии со стороны контрольных органов.
Практика показывает, что многие учреждения имеют отработанные механизмы планирования закупок, подготовки документации и проведения конкурентных процедур, но при этом не всегда уделяют достаточное внимание вопросам документального подтверждения результатов исполнения контракта.
В результате возникает ситуация, когда поставка товара, выполнение работы или оказание услуги фактически состоялись, однако у заказчика отсутствуют документы, позволяющие подтвердить полноту проведенной проверки результата.
Именно поэтому вопросы организации экспертизы становятся предметом обсуждения как среди контрактных управляющих и специалистов контрактных служб, так и среди руководителей учреждений, членов приемочных комиссий и бухгалтерских работников.
Что требует статья 94 Закона № 44-ФЗ
Статья 94 Федерального закона № 44-ФЗ устанавливает обязанность заказчика обеспечить проведение экспертизы поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги.
Основная задача экспертизы заключается в подтверждении того, что результат исполнения контракта соответствует:
- условиям контракта;
- техническому заданию;
- требованиям законодательства;
- нормативным документам и стандартам;
- установленным количественным и качественным характеристикам.
Важно понимать, что приемка не должна носить формальный характер.
Подписывая документ о приемке, заказчик фактически подтверждает, что результат исполнения контракта был проверен, соответствует установленным требованиям и может быть принят для последующей оплаты.
Именно поэтому при проведении контрольных мероприятий внимание уделяется не только самому акту приемки, но и документам, подтверждающим проведение экспертизы.
Когда приемка становится зоной риска
Наибольшее количество вопросов возникает при приемке результатов, которые невозможно оценить исключительно визуально или количественно.
Например, образовательная организация заключает контракт на обучение сотрудников по охране труда.
Исполнитель предоставляет акт оказанных услуг и список обученных работников.
Возникает закономерный вопрос: достаточно ли этого для подтверждения исполнения контракта?
На практике заказчику необходимо убедиться, что обучение проведено в полном объеме, программа соответствует условиям контракта, а документы об обучении оформлены надлежащим образом. В случаях, предусмотренных законодательством, следует также проверить внесение сведений в ФИС ФРДО.
Другой распространенный пример связан с закупкой консультационных услуг.
Орган власти получает акт выполненных работ и краткий отчет на нескольких страницах. Однако сама по себе передача документа еще не свидетельствует о достижении результата.
Экспертиза в подобных случаях должна включать оценку содержания подготовленных материалов, их соответствия техническому заданию, полноты рекомендаций и возможности практического применения.
Не менее актуальны вопросы приемки в сфере информационных технологий.
Муниципальное учреждение заключает контракт на модернизацию информационной системы или разработку программного продукта. Исполнитель передает программное обеспечение и представляет акт приемки.
Однако если заказчик не проверил работоспособность системы, наличие заявленного функционала и соответствие техническому заданию, впоследствии могут возникнуть сложности как при эксплуатации программного продукта, так и при проведении контрольных мероприятий.
По словам Надежды Бредихиной, именно закупки услуг и интеллектуальных продуктов сегодня требуют наиболее внимательного подхода к проведению экспертизы.
– Если поставленный товар можно пересчитать или осмотреть, то при приемке услуг, образовательных программ, консультационных проектов или программного обеспечения заказчику необходимо оценивать не только факт передачи результата, но и его содержание, качество и соответствие поставленным задачам, – подчеркивает эксперт.
Кто должен проводить экспертизу
Одним из наиболее частых вопросов, поступающих в ТПП Воронежской области, является определение лиц, ответственных за проведение экспертизы.
На практике большинство заказчиков проводят внутреннюю экспертизу собственными силами.
При этом экспертом целесообразно назначать сотрудника, обладающего профессиональными знаниями в соответствующей сфере деятельности.
Так, при приемке образовательных услуг логично привлекать руководителя профильного подразделения, при приемке строительных работ – инженера или специалиста технического надзора, при приемке программного обеспечения – специалиста в области информационных технологий.
Подобный подход позволяет обеспечить объективность оценки и подтвердить наличие необходимой компетенции у лица, проводившего экспертизу.
Типичные ошибки заказчиков
Среди наиболее распространенных нарушений специалисты выделяют несколько ситуаций.
Во-первых, отсутствие документального подтверждения проведенной экспертизы.
Во-вторых, подписание документов о приемке до фактической проверки результата исполнения контракта.
В-третьих, назначение экспертов, не обладающих необходимыми знаниями по предмету закупки.
В-четвертых, отсутствие фиксации выявленных недостатков и замечаний.
Наконец, серьезным риском остается отсутствие локального порядка проведения экспертизы, когда различные подразделения учреждения осуществляют приемку по-разному и без единых требований.
По мнению экспертов, большинство указанных нарушений связано не с недобросовестностью заказчиков, а с отсутствием единых внутренних процедур и недостаточной подготовкой сотрудников.
Что рекомендуется сделать заказчикам уже сейчас
Специалисты ТПП Воронежской области рекомендуют провести внутренний анализ действующей системы приемки результатов исполнения контрактов.
Прежде всего следует проверить наличие локальных нормативных документов, регламентирующих порядок проведения экспертизы, определить круг внутренних экспертов и актуализировать формы документов, используемых при приемке.
Кроме того, целесообразно разработать отраслевые чек-листы для наиболее распространенных видов закупок и определить порядок действий сотрудников при выявлении недостатков в результатах исполнения контракта.
Такая работа позволяет не только повысить качество внутреннего контроля, но и существенно снизить риски возникновения претензий со стороны контрольных органов.
Профессиональная подготовка специалистов как инструмент снижения рисков
Практика показывает, что качество организации закупочной деятельности во многом зависит от уровня подготовки специалистов, участвующих в закупочном процессе.
Именно поэтому все больше государственных и муниципальных заказчиков уделяют внимание повышению квалификации контрактных управляющих, специалистов контрактных служб, членов комиссий по осуществлению закупок, руководителей структурных подразделений и иных работников, принимающих участие в исполнении контрактов.
– Законодательство о контрактной системе продолжает развиваться, а правоприменительная практика регулярно формирует новые подходы к оценке действий заказчиков. В этих условиях профессиональное обучение становится важным элементом системы управления закупками и снижения правовых рисков учреждения», – отмечает Надежда Бредихина.
Обучение по контрактной системе в ТПП Воронежской области
Центр развития профессиональных квалификаций ТПП Воронежской области реализует дополнительные профессиональные программы для специалистов в сфере закупок.
Одной из наиболее востребованных программ является программа повышения квалификации «Контрактная система в сфере закупок товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
В рамках обучения рассматриваются вопросы планирования закупок, подготовки закупочной документации, работы в ЕИС, проведения конкурентных процедур, исполнения контрактов, организации экспертизы и приемки результатов, а также актуальная административная и судебная практика.
Обучение проводится на основании лицензии на осуществление образовательной деятельности № Л035-01244-36/00282467, выданной Министерством образования Воронежской области.
Получить консультацию по вопросам организации экспертизы и приемки результатов исполнения контрактов, а также информацию о программах дополнительного профессионального образования можно в Центре развития профессиональных квалификаций ТПП Воронежской области.
