Применение онлайн-касс регулируется федеральным законом № 54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Бизнес обязан использовать ККТ:
- при расчетах с физическими лицами — вне зависимости от формы оплаты (заплатил ли покупатель за товар или услугу наличными, картой, сделал перевод из мобильного банка или с банковского счета);
- при расчетах наличными или картой с юрлицами и индивидуальными предпринимателями;
- при приеме аванса за товар или услугу, его зачете или возврате;
- при предоставлении и погашении займов для оплаты товаров, работ или услуг.
В том случае, если бизнес обязан применять ККТ, но не делает этого, ему грозит штраф. Согласно ст. 14.5 КоАП РФ, он составит 25-50% от суммы расчета, но не менее 10 тыс. руб. для ИП, 75-100 % от суммы расчета, но не менее 30 тыс. руб., — для юрлиц.
Какие есть правила оформления чеков
Требования к кассовому чеку прописаны в том же законе № 54-ФЗ — это документ учета, который содержит сведения о расчете между продавцом и покупателем и подтверждает факт приема или выплаты денег. При расчете продавец должен сформировать чек на ККТ и отдать его покупателю. Можно распечатать бумажный чек или отправить его электронную версию на email, в соцсети или сообщением. Бумажный и электронный чеки с юридической точки зрения равнозначны.
Какие реквизиты должны быть в чеках
- наименование документа;
- порядковый номер чека за смену;
- дата, время и адрес расчета, например, адрес магазина;
- наименование компании или ФИО предпринимателя;
- ИНН компании или ИП;
- налоговый режим, который применяет компания или ИП;
- признак расчета, всего их четыре: приход (получение денег от покупателя), возврат прихода, расход (выдача денег покупателю), возврат расхода;
- названия товаров и услуг, которые были оплачены, их цена и количество;
- ставка НДС для каждой позиции;
- способ оплаты товара (наличный или безналичный расчет) и его сумма;
- должность и ФИО кассира, который рассчитал покупателя;
- регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
- заводской номер фискального накопителя;
- фискальный признак документа;
- сайт ФНС — nalog.gov.ru;
- номер телефона или email покупателя, если он попросил отправлять ему чек в электронной форме;
- порядковый номер фискального документа;
- номер смены на кассе;
- QR-код, в котором зашифрована информация о расчете.
Ошибки в чеках
В чеке указаны «Наличные» вместо «Безналичные» и наоборот
При покупке товара или услуги клиенты платят наличными или банковской картой. В обоих случаях продавец дает покупателю кассовый чек, указав в нем форму оплаты. При неправильном указании сумма наличных в отчете не сойдется с суммой в ящике кассового аппарата. Продавец заметит это в конце смены, и ему придется проверять чеки, выданные за всю смену. Такая ошибка может привести к нарушению бухгалтерской отчетности и неполному отражению доходов и расходов: ФНС получит неверные данные, а бизнесу грозит штраф.
Как правильно: если покупатель заплатил наличными, в чеке должно быть указано «наличные», если банковской картой — то «безналичные». Если кассир ошибся в форме оплаты, нужно пробить чек коррекции или возврата.
Неправильные ФИО кассира на онлайн-кассе
Кассы бывают автоматические (выбивает чеки самостоятельно в момент расчета, на них указывается номер автомата вместо данных кассира) и обычные (расчет оформляет кассир, на чеках должны быть его ФИО). Если автоматическая касса выбьет чек с фамилией и именем кассира, у налоговой появятся вопросы при проведении проверки.
Есть и другие ошибки: при работе на обычной кассе указывают данные директора, а не кассира, не меняют фамилию кассира при передаче смены или пишут их неверно.
Как правильно: на чеках из обычной кассы нужно указывать ФИО кассира, на чеках из автоматической кассы — только номер автомата. Если кассира нет, то не следует указывать его имя и фамилию.
При предоплате один чек вместо двух
Если пользователи покупают товары через интернет, продавцы обязаны предоставить им два чека — на предоплату, когда покупатель оплачивает товар на сайте, и полный расчет — предоставляется, когда клиент получает товар.
Кассиры часто выдают только чек полного расчета. Это является нарушением закона №54-ФЗ и наказывается штрафом. Исключение — когда для полного расчета нужен только один чек. Это возможно, если товар доставляется клиенту в тот же день, что и производится оплата, либо бизнес работает по упрощенной схеме и предупреждает покупателя о том, что существует только один чек.
Как правильно: если ваш бизнес не подпадает под перечисленные выше исключения, при онлайн-торговле нужно выдавать клиенту два чека — на предоплату и полный расчет.
Не отменена исходная операция при коррекции
Если кассир пробил неправильный чек, ему нужно выбить чек коррекции (в нем указывают фискальный признак исходного документа) и правильный чек. Часто продавцы при совершении ошибки не делают отмену или возврат, а просто выбивают чек коррекции с правильными данными.
Как правильно: при исправлении ошибки в чеке кассир обязан пробить два чека, в каждом из которых желательно указать фискальный признак документа, который исправляют.
Общая сумма товаров указана неверно
Кассир может набрать на ККТ некорректную сумму. Если он сразу заметит ошибку и аннулирует чек, то транзакция не будет зафиксирована в фискальном накопителе. Тогда кассир сможет пробить чек коррекции и правильный чек. Но бывают случаи, когда работник не заметил ошибку и сведения попали в учетную базу. Ошибка может привести к неправильным финансовым расчетам и неполной отчетности.
Как правильно: внимательно проверяйте сумму перед выпиской чека. Если вы допустили ошибку, сразу аннулируйте чек.
Ошибка в адресе магазина
Предприниматель должен применять онлайн-кассу строго по адресу, который указан при ее регистрации. Если в чеках нет данных об адресе или он написан неверно, налоговая зафиксирует нарушение.
Не забывайте, что адрес является обязательным реквизитом чека. Если магазин находится в здании, достаточно написать индекс и адрес торговой точки. Если речь идет об онлайн-магазине, то можно указать только адрес сайта.
Как правильно: указывайте точный адрес, где производится операция. Помните, что ККТ можно использовать по тому адресу, который вы написали при ее регистрации. При этом кассу можно применять в нескольких павильонах или отделах, которые расположены по одному адресу.
Неправильно заполнен НДС на товар
Если кассир неправильно указал ставку НДС, то она повлечет за собой ошибку в итоговых суммах НДС в чеке. В этом случае необходимо сформировать чек коррекции, идентичный неправильному (со всеми имеющимися ошибками), на обратную операцию. Например, для коррекции операции «Приход» необходимо сформировать чек с признаком «Возврат прихода». При этом чек формируется на весь осуществленный расчет, а не на его часть.
Как правильно: внимательно проверяйте ставку НДС на каждый товар или услугу, чтобы избежать нарушений и неполноты отчетности по налогам.
Не указан ИНН поставщика
В бумажных чеках ИНН не требуется, а в электронных идентификатор должен быть указан по каждой товарной позиции. Если ИНН не будет, в налоговую передается информация в виде «00000». Это может послужить поводом для внеочередной проверки.
Как правильно: не забывайте указывать ИНН поставщика в чеках, если не хотите неожиданного визита налоговиков.
Нечитаемая RawData
Кассовый аппарат может выдать ошибку RawData при невозможности записать сведения об операции на фискальный накопитель. Причин может быть несколько — неисправность онлайн-кассы или модуля памяти, сбой программы, отсутствие места на накопителе.
Как правильно: при возникновении неполадок оперативно обращайтесь в центр технического обслуживания. А затем проверьте, все ли покупки были проведены и по всем ли были были пробиты чеки.
Нет обязательного тега
Ошибка может возникнуть при продаже товара в единичном количестве, когда касса не добавляет тег 1023 «Количество предмета расчета» в чек. Даже если количество товара равно одному, эту информацию необходимо отразить в чеке.
Как правильно: убедитесь, что все обязательные теги заполнены на кассовом аппарате. В противном случае чек может быть признан недействительным и вызвать проблемы при проверке налоговых органов.
Как накажут за ошибки в чеках
Об ошибках в чеках в ФНС часто сообщают покупатели. Согласно ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ, налоговая может вынести бизнесу предупреждение или оштрафовать (должностных лиц и индивидуальных предпринимателей на 1,5-3 тыс. руб., юрлиц — на 5-10 тыс. руб.).
Чтобы избежать штрафов, предпринимателям нужно добровольно до вынесения постановления по делу об административном правонарушении устранить ошибку (оформить чеки коррекции на все товары, услуги или работы, которые прошли мимо кассы) и письменно уведомить об этом налоговую.
Как избежать ошибок в чеках
- Обучайте сотрудников правилам оформления чеков и периодически обновляйте их знания в этой области.
- Используйте специализированные программы и инструменты для ведения кассового учета. Они помогут минимизировать риск ошибок.
- Проводите регулярные проверки и аудиты кассовых операций, чтобы обнаружить и исправить любые недочеты и ошибки.
- Внедрите внутренние контрольные меры, которые позволят предотвратить ошибки. Например, проводите двойную проверку чеков перед их выдачей.
Анна Оленькова
28 ноября 2023 года, СБЕР Бизнес.
