На успех бизнеса могут влиять внешние события на рынке, реклама и маркетинг, подбор персонала и многие другие факторы. Но основа устойчивого роста и успеха — грамотное управление бюджетом. На своём опыте я убедился, что именно финансовое планирование вызывает большинство сложностей у начинающих предпринимателей. Рассказываю, что нужно знать каждому, кто решает открыть свой бизнес.
Основы финансового планирования: откуда начать?
Финансовое состояние бизнеса определяют:
- доходы — продажи, партнёрские программы, сдача помещений в аренду и так далее;
- расходы — закупка материалов, аренда, выплаты сотрудникам, налоги;
- активы — собственность бизнеса, включая торговые точки, транспорт, производственные помещения, товары;
- обязательства — долги по кредитам.
Сейчас есть много автоматизированных систем для ведения бюджета бизнеса — 1С, «Финансист» и другие. Если обороты небольшие (например, у вас маленькая выездная лавка авторских украшений), первое время можете пользоваться самыми доступными инструментами — Excel, Google Docs. Мы в компании используем Битрикс24 — он также удобен для управления рабочими процессами, постановки задач, общения между дистанционными сотрудниками, которых у нас больше 20.
Если у вас нет экономического или бизнес-образования, вы не проходили курсы для предпринимателей или обучались слишком давно, не ведите финансовый учёт самостоятельно, обратитесь к специалисту на аутсорсе. В среднем ведение финансового учёта для ИП без работников стоит от 16 000 рублей за квартал.
Управление доходами: как увеличить прибыль?
Есть несколько способов это сделать:
- Оптимизировать расходы. Например, найти сырьё по более низким ценам, автоматизировать рабочие процессы, перераспределить ресурсы.
- Настроить маркетинг. Грамотная маркетинговая стратегия может повысить доходы в несколько раз. Есть несколько направлений маркетинга: персонализированный (подбор таргетинговой рекламы на основе интересов пользователя), брендинг, инфлюенс-маркетинг (продвижение через рекламу у известных блогеров), e-mail, контент-маркетинг, PR и другие. Можно начать с канала в Telegram или группы в VK и постепенно выходить на другие площадки.
- Прокачать продажи. Для высоких показателей недостаточно разместить рекламу и ждать клиентов. Работайте с обратной связью, оптимизируйте воронку продаж, регулярно отправляйте на обучение тех сотрудников, которые работают напрямую с клиентами.
Иногда начинающие предприниматели гонятся за прибылью и без конкретной цели вкладывают деньги в сомнительные решения: проходят обучение каждому новому направлению маркетинга, меняют персонал, ввязываются в разные партнёрские программы. Итог — хаотичность в процессах, неустойчивое финансовое положение.
Лучше составьте план и чётко следуйте ему. Начинающему ИП или самозанятому достаточно простого чек-листа, но со временем можно разработать полноценный план по увеличению прибыли.
Контроль расходов: где можно сэкономить?
Способы экономии зависят от ниши. Вот несколько возможных вариантов:
- Автоматизируйте процессы. Если не делаете ставку на контент, готовить тексты для рекламы и соцсетей можно с помощью ИИ. В этом случае вы сэкономите на найме копирайтера или контент-менеджера. А если сделаете сайт в конструкторе Tilda, сможете обойтись без дизайнера и веб-разработчика.
- Откажитесь от аренды. Не снимайте помещение, если в этом нет крайней необходимости. Например, офис не нужен небольшому digital-агентству, онлайн-школе, интернет-магазину авторского парфюма. Если же вам всё же необходимо помещение, можете сэкономить на мебели, купив подержанные варианты.
- Выберите подходящую систему налогообложения. При регистрации обязательно изучите, какие налоговые режимы вам подходят. А если не планируете нанимать персонал и продавать товары чужого производства, вам может подойти регистрация в качестве самозанятого.
- Используйте государственные программы. Некоторые сферы бизнеса могут получить поддержку от государства, например, IT, сельское хозяйство. Также действуют льготные кредиты для параллельного импорта.
- Аренда оборудования. Дорогую технику для производства можно не покупать, а арендовать через Авито или другой аналогичный сервис.
Будьте готовы к тому, что оптимизация расходов — это постоянный процесс. Регулярно анализируйте траты и проводите аудит. Если компания растёт, следить за расходами помогут CRM-системы.
Инвестирование: куда направить свободные средства?
Мы в Oganov.Digital регулярно инвестируем в развитие персонала. Сотрудники, которые проходят курсы и посещают тематические мероприятия, работают эффективнее. А главное, обучение повышает мотивацию работников, помогает бороться с текучкой кадров. В нашей команде мы часто делимся знаниями. Если кто-то проходит новый курс, он может провести внутреннее обучение для других сотрудников.
Также можно инвестировать в расширение ассортимента товаров, приобретение нового ПО, открытие новых точек. Выбирайте тот вариант, который лучше всего соответствует целям вашего бизнеса.
Управление денежными потоками: как избежать кассовых разрывов?
Кассовый разрыв — ситуация, при которой на счетах компании не остаётся денег. Вы продолжаете получать доход, но касса к концу дня всё равно пуста.
Причина кассовых разрывов — неграмотное управление финансовыми потоками. А именно, может быть, что вы:
- берёте деньги из кассы на личные нужды;
- работаете с постоплатой и в результате часто оказываетесь в ситуации, когда проект выполнен, а денег нет;
- получаете оплату от клиентов с задержкой;
- пережили неожиданные траты, например, на замену оборудования.
Чтобы бизнес работал бесперебойно, поступления всегда должны превышать платежи. Обязательно разработайте систему учёта или наймите специалиста, который будет отслеживать финансовые потоки и предупредит, если появится риск кассового разрыва.
Если кассовый разрыв всё же произошел, бить тревогу не нужно. Выходы есть, например, возвратный лизинг, когда вы продаете своё имущество, а затем сразу же берёте его в аренду. Или факторинг — продажа задолженности третьей стороне. Но здесь нужно быть готовым к высоким процентам и к тому, что при неправильном использовании этих инструментов можно довести бизнес до банкротства.
Финансовый анализ и прогнозирование: как оценить будущее?
Финансовый прогноз помогает оценить, будет ли бизнес рентабельным спустя определённый период времени. Чтобы его составить, не реже одного раза в месяц анализируйте план-факт — оценивайте, каких финансовых показателей вы планировали достичь и какими оказались результаты в действительности.
Например, план-факт для онлайн-школы может быть следующим:
- Доходы от продаж. План 20 миллионов рублей, факт 19 600 475.
- Расходы на рекламу. План 6 000 500 рублей, факт 5 930 694.
- Зарплата персонала. План 4 000 240 рублей, факт 4 001 798.
- Операционные расходы. План 4,6 миллиона рублей, факт 4 678 273.
Незначительное изменение цифр в большую или меньшую сторону будет сохранятся даже при максимально точных расчётах. А вот отклонение от плана более чем на 20% считается критическим.
Зная, сколько продаж сделали ваши сотрудники за последний год, какой была динамика и как менялся доход в зависимости от внешних событий, вы сможете получить реалистичную картину развития бизнеса в будущем.
План может быть краткосрочным, среднесрочным и долгосрочным. Как правило, в крупных компаниях используют все три типа планирования. В зависимости от прогноза вы можете корректировать стратегию бизнеса, перераспределять расходы, находить новые точки роста. Например, если упали показатели продаж, можно увеличить вложения в рекламу и маркетинг, обучение менеджеров по продажам, SEO-оптимизацию.
Риск-менеджмент: как защитить бизнес от непредвиденных обстоятельств?
Риск-менеджмент — принятие решений, которые помогут защитить бизнес от возможных угроз. Например, в логистике рисками могут быть поломка машины, кража груза, изменение законодательства в сфере грузоперевозок. А для магазина одежды — низкий спрос, невнимательные продавцы, рост оптовых цен.
Риски могут быть репутационными, внутренними, операционными и другими. Уже на этапе запуска бизнеса создайте план по управлению рисками и минимизации потенциальных угроз. Постарайтесь учесть все возможные сценарии. Если возможно, застрахуйте главные аспекты бизнеса и создайте резервный фонд. Пример: у вас производственный цех, рентабельность которого зависит от бесперебойной работы оборудования. В этом случае вам стоит застраховать бизнес на случай поломки техники и простоя.
Управление бизнесом — сложный процесс, но сегодня есть много инструментов, которые приходят на помощь начинающим предпринимателям. Нашим клиентам мы помогаем запускать CRM-системы, налаживаем автоматизацию. При грамотном подходе даже неустойчивый бизнес можно вывести на окупаемость за несколько месяцев.
Максим Оганов,
руководитель агентства Oganov.Digital, основатель проекта «Авитолог.Эксперт», спикер в бизнес-школе Авито
2 августа 2024 года, Справочная.
